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Reglamento para la Afiliación y Certificación BASC

1.1 El presente reglamento determina las condiciones que deben observar los capítulos Nacionales y/o Regionales respecto del proceso de afiliación, Certificación y recertificación de las Empresas frente al Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC.

1.2 Solo la OMB (Organización Mundial Basc) y los capítulos BASC debidamente facultados por la misma, pueden efectuar con otros organismos nacionales o extranjeros, acuerdos globales o sectoriales relacionados con el proceso de certificación del SGCS en el Comercio Internacional.

1.3 El presente reglamento esta basado en las disposiciones que la OMB ha establecido para el efecto.

2.1 Estatutos OMB

2.2 Norma y Estándares BASC

Para los efectos de este reglamento se denomina:

3.1 OMB: Organización Mundial Basc, Corporación Internacional de Certificación, establecida para el reconocimiento de la certificación del SGCS BASC.

3.2 BASC COLOMBIA/ Capítulo BASC Café : a la Alianza Empresarial para un Comercio Seguro con sede en BOGOTÁ, debidamente facultada por la OMB para afiliar y certificar el SGCS del solicitante o titular.

3.3 SOLICITANTE: es la persona natural o jurídica, que inicia los trámites para la obtención de la certificación BASC del SGCS en el Comercio Internacional.

3.4 TITULAR: el solicitante que ha recibido autorización de OMB para utilizar el Certificado, una vez haya cumplido lo establecido en el presente reglamento.

3.5 CERTIFICACION BASC: al Sistema de Certificación aplicado por BASC NACIONAL/ REGIONAL para declarar que el SGCS en el Comercio Internacional de una empresa, en relación con una o varias de sus actividades de exportación, importación o prestación de un servicio, es conforme con la Norma y Estándares BASC.

3.6 CERTIFICADO BASC: al documento expedido por la OMB bajo las condiciones del presente reglamento y que tiene como fin certificar que una empresa, dispone de un SGCS en el Comercio Internacional que es conforme con los requisitos establecidos en la Norma y Estándares BASC, para una o varias de sus actividades de exportación, importación o de servicios. La OMB es la propietaria del Certificado y posee todos los derechos sobre el mismo.

3.7 AUDITOR: a la persona avalada como tal por la OMB , una vez haya aprobado el respectivo curso y mantenga actualizado su registro ante la OMB.

3.8 SISTEMA DE GESTION EN CONTROL Y SEGURIDAD (SGCS) EN EL COMERCIO INTERNACIONAL: a la estructura de procesos, procedimientos y recursos para promover la seguridad en el comercio internacional de una empresa.

3.9 AUDITORIA DEL SGCS: un examen sistemático e independiente para determinar si las actividades y los resultados relacionados con el control y seguridad, cumplen disposiciones previamente establecidas y si estas disposiciones se aplican en forma efectiva y sin son aptas para alcanzar los objetivos.

3.10 NO-CONFORMIDAD MAYOR: incumplimiento total de un requisito de la Norma y/o Estándares BASC

Un incumplimiento que sistemáticamente indique una falla del SGCS y que materialmente esto pueda reducir su capacidad para asegurar sus procesos.

3.11 NO CONFORMIDAD MENOR: Incumplimiento parcial de la Norma y/o Estándares BASC.

Incumplimiento de un procedimiento interno de la empresa y que no es probable que resulte en la falla del SGCS ó en la reducción de su capacidad para asegurar sus procesos.

Un número de no conformidades menores, puede representar una falla total del Sistema y de esta manera ser consideradas como una no-conformidad mayor.

3.12 OBSERVACION: Declaración de un hecho efectuada durante una auditoria, sustentada en evidencia objetiva y que no se constituye en el incumplimiento de un requisito; sin embargo, puede ser considerada como una oportunidad para mejorar el SGCS.

4.1 El Certificado BASC se materializa mediante un documento que declara que el SGCS en el Comercio Internacional de una empresa es conforme con lo establecido en los requisitos de la Norma y Estándares BASC.

4.2 El Certificado del SGCS validado por la OMB y otorgado por el Capítulo BASC Café , tiene vigencia de un (1) año, Contado a partir de la fecha en la cual se expide dicho Certificado.

5.1 El Certificado BASC es de propiedad exclusiva de la OMB en virtud de los derechos registrados ante la oficina de la Organización Mundial de Propiedad Intelectual. El Certificado podrá ser objeto de registro en otros países para asegurar su protección.

5.2 OMB mantiene un registro de los Certificados, el cual tiene por objeto declarar públicamente la autorización y vigencia de los derechos de uso del Certificado. El registro está a disposición pública pudiendo WBO certificar sus inscripciones, previa solicitud dirigida a ésta. De igual forma, el Capítulo Basc Café , mantiene un registro de los Certificados correspondientes a sus afiliados.

La Gestión del Certificado BASC queda sometida al siguiente orden jerárquico:

  • OMB
  • Junta Directiva del Capítulo Basc Café.
  • Comité de Certificación del SGCS, el mismo que estará integrado por miembros de la Junta Directiva y por las personas que el Capitulo considere necesarias.

6.1 OMB: Corresponde a la OMB la emisión y entrega de los certificados a solicitud del Capítulo Basc Café.

6.2 JUNTA DIRECTIVA: Corresponde a la Junta Directiva del Capitulo Basc Café , todos los aspectos de índole general relacionados con las actividades de certificación. Sus funciones y responsabilidades se establecen en los Estatutos y Reglamentos correspondientes.

6.3 COMITÉ DE CERTIFICACION: Corresponde al Comité de Certificación del Sistema todos los aspectos de índole particular relacionados con las actividades de certificación. Sus funciones y responsabilidades se establecen en los Estatutos y Reglamentos correspondiente

7.1 Las solicitudes serán presentadas ante la Junta Directiva del Capítulo Basc Café.

7.2 El hecho de presentar una solicitud, implica la aceptación sin reservas del presente reglamento, estatutos y demás normas emitidas por la OMB y el Capítulo Basc Café.

7.3 La solicitud de afiliación y certificación debe ser suscrita por el representante legal.

7.4 OMB y/o el Capitulo Basc Café no tiene obligación de explicar o dar cuenta de sus decisiones en caso de no aceptar solicitudes. La notificación en cualquier caso, será por escrito.

7.5 Una vez que la empresa haya sido aceptada, se compromete con los pagos, dentro de los plazos estipulados de los valores que el Capitulo Basc Café le formule por las actividades correspondientes a la afiliación y otorgamiento del certificado.

7.6 A partir de la fecha en que la empresa recibe la carta de aceptación, el Capitulo Basc Café, estableció un período de nueve (9) meses para que las empresas localizadas en Bogotá obtengan su certificación Basc, y un período de doce (12) meses para las empresas ubicadas fuera de Bogotá, previa presentación del Manual de Seguridad y solicitud de la auditoria de certificación.

7.7 Dentro de este periodo, la empresa puede someterse a una auditoria de precertificación y recibirá las capacitaciones que el Capitulo Basc Café considere necesarias, a fin de facilitar la obtención del certificado.

7.8 En caso de no cumplir con los plazos estipulados en el numeral anterior 7.6 l a empresa puede solicitar de manera justificada una prórroga por hasta tres (3) meses adicionales por una sola vez. De no cumplir con estos plazos, la empresa deberá iniciar el proceso con una nueva solicitud de afiliación.

7.9 Todas las auditorias relacionadas con el proceso de certificación y recertificación serán practicadas por auditores internacionales avalados por la OMB. El auditor es designado por el Capítulo al que se ha presentado la empresa.

7.10 Las funciones y responsabilidades del auditor, están establecidas en el Reglamento para el Auditor.

7.11 El auditor en un plazo no mayor a 7 días, enviará el reporte de auditoria al Capitulo Basc Café.

7.12 El informe de auditoria será revisado por el Comité de Certificación del Capítulo Basc Café y será este organismo quien decidirá si la empresa puede o no ser certificada.

La Gestión del Certificado es el conjunto de actividades destinadas a la solicitud, trámite, autorización o denegación, uso, seguimiento, recertificación, mantenimiento y cancelación del Certificado BASC.

8.1 Auditoria de Precertificación

8.1.1 El Capítulo Basc Café verifica la conformidad del SGCS del solicitante, con la Norma y Estándares BASC. Esta actividad se puede realizar mediante una auditoria de precertificación, si la organización lo considera necesario, la cual examina el estado inicial del SGCS.

8.1.2 Al final de la auditoria, el auditor informará al solicitante sobre los resultados obtenidos y la propuesta que presentará en relación con la gestión del certificado de la empresa.

8.1.3 Con base en los resultados obtenidos durante la auditoria de precertificación del SGCS del solicitante, el auditor elabora un informe que presenta al Comité de Certificación del Capítulo Basc Café.

8.2 Auditorias de Certificación

8.2.1 Las auditorias de certificación son realizadas en una fecha posterior a la auditoria de precertificación dentro de los plazos establecidos en el presente reglamento, y acordadas con el solicitante o titular, previa solicitud de este.

8.2.2 Estas auditorias son realizadas con el fin de verificar que se han implementado las recomendaciones establecidas en la auditoria de precertificación o en su defecto, para verificar la conformidad del Sistema de Gestión en Control y Seguridad que ha implementado el solicitante.

8.2.3 En el caso de que en esta auditoria no se encuentren no conformidades mayores, el auditor podrá recomendar al Comité de Certificación, la certificación de la empresa.

8.3 Auditorias Complementarias

Las auditorias complementarias se realizan solamente sobre elementos que hayan presentado No Conformidad durante la auditoria de certificación ó auditoria de control, en un tiempo no mayor a 30 días, prorrogables en un máximo de 30 días, a pedido del titular o solicitante.

8.3.2 Las auditorias complementarias se realizan en las instalaciones del solicitante cuando se requiere verificar la aplicación en la práctica de las acciones correctivas o condiciones exigidas, o pueden realizarse en las instalaciones del Capítulo Basc Café , mediante la verificación de documentos enviados por el solicitante.

8.3.3 Cuando en la auditoria complementaria se evidencia que las no conformidades mayores no han sido solucionadas, el solicitante solo se podrá presentar a una nueva auditoria de certificación en un tiempo máximo de 90 días improrrogables.

8.3.4 Para cualquier caso, el Capítulo Basc Café, está facultado para establecer los costos que impliquen cada una de las auditorias.

8.4 Otorgamiento del Certificado

8.4.1 Para el otorgamiento y autorización del uso del Certificado es condición indispensable que el Comité de Certificación haya emitido su respuesta favorable al informe del auditor que recomienda la certificación de la empresa.

8.4.2 El Comité de Certificación decide el otorgamiento o denegación del Certificado y se lleva a Junta Directiva del Basc Café para confirmar su otorgamiento o denegación, lo cual quedará registrado en la respectiva acta.

8.4.3 En caso de que se cumplan todos los requisitos indicados en el presente reglamento y se hayan cumplido con todas las recomendaciones de las auditorias, El Capítulo Basc Café remite el informe a la OMB para la emisión del respectivo certificado.

8.4.4 Para la emisión de los certificados, la OMB se regirá con base a lo establecido en el respectivo procedimiento.

8.4.5 La autorización del uso del Certificado se otorga mediante un documento en el que se establece el lugar y el proceso evaluado, con una validez de un (1) año,

8.4.6 Los derechos y obligaciones del titular comienzan a regir a partir de la fecha en la cual el titular recibe la certificación que otorga la autorización de uso del Certificado.

8.5 Auditorias de Recertificación

8.5.1 Con el fin de verificar la conformidad del SGCS del titular con la Norma y Estándares BASC, la empresa se someterá a una auditoria de recertificación cada año. Esta auditoria es anunciada con la debida anticipación y no podrá ser aplazada por el titular por un periodo superior a treinta (30) días calendario después de la fecha de su programación. El aplazamiento de la auditoria de recertificación por un periodo superior, implica la suspensión temporal del Certificado.

8.5.2 Por cada auditoria de recertificación se elabora un informe donde constan todos aquellos aspectos relacionados con el cumplimiento de los requisitos exigidos y el mantenimiento del SGCS del titular.

8.6 Auditorias de Control

8.6.1 Con el fin de verificar la conformidad permanente del SGCS del titular con la Norma y Estándares BASC, la empresa autoriza al Capitulo Basc Café para que este realice las auditorias de control que considere procedentes, durante el periodo de vigencia del certificado.. Esta auditoria es anunciada con una anticipación no menor a 8 días y no podrá ser impedida por el titular.

8.6.2 Por cada auditoria de control, se elabora un informe donde constan todos aquellos aspectos relacionados con el cumplimiento de los requisitos exigidos y el mantenimiento del SGCS del titular.

8.6.3 En caso que en la auditoria de control se encuentren no conformidades mayores, se realizara una auditoria complementaria, conforme se detalla en el numeral 8.3 de este Reglamento.

8.6.4 Si al realizar la auditoria complementaria, según lo estipulado en el numeral 8.3, se detecta que las no conformidades mayores aún no han sido solucionadas, se procede a suspender el Certificado, según plazo acordado con el titular, el cual no podrá ser superior a tres (3) meses.

8.6.5 Se podrán efectuar auditorias de control en cualquier momento a más de la que anualmente el Capítulo Basc Café tuviere programadas, cuando se presenten alguna o varias de las siguientes situaciones:

  • Quejas de los clientes del titular del Certificado.
  • Cambios voluntarios o involuntarios en la estructura organizacional, los procedimientos, las operaciones, actividades o sitios del titular, lo cual podrá a juicio del Capitulo Basc Café , ocasionar una suspensión temporal de autorización de uso del Certificado.
  • Cambio o transferencia del titular a otros propietarios.
  • Por solicitud o autorización del Comité de Certificación y/o Junta Directiva.
  • Casos evidentes de falla en el SGCS.

8.7 Ampliación de la Certificación.

8.7.1 Para la certificación de una sucursal o agencia de una empresa certificada, el titular puede solicitar la ampliación del Certificado mediante comunicación escrita, dirigida a la Junta Directiva del Capítulo Basc Café.

8.7.2 La autorización de la ampliación implica la ejecución de una auditoria de certificación, sobre la totalidad de elementos del SGCS en la instalación que se solicita la ampliación.

8.7.3 Para el otorgamiento o denegación de la ampliación, se regirá a lo estipulado en este reglamento.

9.1 Obligaciones del Capítulo Basc Café

9.1.1 El Capítulo Basc Café, se compromete a tratar de manera estrictamente confidencial toda la información y todos lo documentos obtenidos del solicitante o titular en relación con las actividades desarrolladas para la Gestión del Certificado y a usarla solamente para los fines relacionados con la Gestión del mismo.

9.1.2 El Capítulo Basc Café , se comprometen a guardar el secreto profesional con respecto a los resultados detallados de la auditoria y las razones de la denegación del otorgamiento del Certificado.

9.1.3 El titular del Certificado puede solicitar al Capítulo Basc Café , su compromiso por escrito, con respecto a la obligación de guardar el secreto profesional y la confidencialidad de la información.

9.2 Obligaciones del titular

9.2.1 El titular del Certificado se compromete a no reproducir parcial o totalmente los documentos suministrados por el Capítulo Basc Café con motivo del desarrollo de las actividades correspondiente a la Gestión del Certificado. Así mismo, queda prohibido que el titular permita el acceso a estos documentos por parte de terceros.

9.2.2 El titular o solicitante del certificado se compromete a cancelar los costos ocasionados por las actividades desarrolladas con motivo de la Gestión del Certificado, los mismos que deben ser pagados a la presentación de la factura correspondiente, dentro de los 10 primeros días de cada mes.

9.2.3 El titular del Certificado se compromete a cancelar los siguientes pagos:

No.  CONCEPTO  VALOR 
1 Cuota de Afiliación a Basc Café. Incluye auditoria de Precertificación del Sistema de Gestión en Control y Seguridad.  $   1.953.105  (2,5 SMMLV) 
2 Auditoria de Certificación o Recertificación por cada cada Empresa, Sucursal o Trilladora  $   1.953.105  (2,5 SMMLV) más IVA 
3 Cuota de Sostenimiento anual por cada cada Empresa Principal (Incluye  cuota de Sostenimiento Basc Colombia)  $   3.124.968  (4 SMMLV) 
4 Aporte a la Organización Mundial Basc - WBO. Por cada Empresa Principal   US 250 
5 Aporte a la Organización Mundial Basc - WBO. Por cada Sucursal   US 55 
6 Gastos de Auditoria fuera de la ciudad de Bogotá por cada Empresa, Sucursal o Trilladora   La Empresa suministra los gastos derivados de Auditoria                       (Transportes y/o Alojamiento)  

10.1 El titular que ha obtenido autorización para el uso del Certificado, puede utilizar dicho Certificado para los fines comerciales en los cuales sea necesario demostrar que su SGCS satisface los requisitos indicados en la Norma y Estándares BASC.

10.2 Toda actividad de producción o de servicio diferente de aquellas para las cuales haya sido otorgado el Certificado, aunque pertenezca al mismo titular, se entiende como una nueva actividad para efectos de la solicitud y el otorgamiento del Certificado.

10.3 El uso tanto del logo de marca BASC como del certificado se regirá conforme a las condiciones establecidas en el documento “Utilización de imagen OMB por las empresas”.

11.1 Derechos de uso

11.1.1 Todo titular del Certificado BASC obtiene el derecho al uso de la marca registrada por la OMB a partir de la entrega de la Certificación por las actividades autorizadas. El derecho al uso de esta marca se aplica únicamente para las actividades certificadas, en tales casos el titular debe notificar el lugar y la dirección donde se realizan dichas actividades y que haya sido evaluada por el Capítulo Basc Café o donde tienen sus sitios permanentes.

11.2 Uso del Certificado BASC

11.2.1 El uso del Certificado se regirá a lo establecido en el documento “Utilización de imagen OMB firmado por las empresas certificadas”.

12.1 Las causas que pueden dar lugar a sanciones se indican a continuación :

12.1.1 La infracción a este reglamento.

12.1.2 El incumplimiento de los requisitos indicados en la Norma BASC y estándares BASC

12.1.3 El incumplimiento de las acciones correctivas acordadas con el Capítulo Basc Café , como consecuencia de una auditoria.

12.1.4 Incumplimiento en el pago de los honorarios u obligaciones económicas ocasionadas por el desarrollo de las actividades correspondientes al Certificado, según los términos establecidos por el Capítulo Basc Café.

12.1.5 El hecho de no notificar oportunamente al Capítulo Basc Café los cambios realizados al Sistema de Gestión de Control y Seguridad o a la estructura organizacional del titular y que afecte el desempeño del proceso evaluado.

12.1.6 Por incumplimiento a las disposiciones previstas en el numeral 9.2 del presente reglamento.

12.2 Las transgresiones a este reglamento, dependiendo de su gravedad pueden dar lugar a las siguientes acciones :

12.2.1 Amonestación escrita

12.2.2 Suspensión temporal del derecho de uso del Certificado. La suspensión temporal del derecho al uso del Certificado se da por un periodo máximo de noventa (90) días calendario, las suspensiones que superen este periodo pasan a cancelación definitiva.

12.2.3 Cancelación definitiva del derecho de uso del Certificado.

12.3 Las sanciones indicadas en el numeral 12.2, son definidas por la Junta Directiva del Capítulo Basc Café , el cual basa su dictamen en el concepto que sobre la gravedad de la trasgresión emita el Comité de Certificación.

13.1 Las decisiones tomadas por la Junta Directiva del Capítulo Basc Café son susceptibles de apelación por parte del solicitante o titular del Certificado. La interposición de recurso de apelación la debe realizar el interesado por escrito, ante la Junta Directiva del Capítulo Basc Café , dentro de los cinco (5) días hábiles, siguientes al recibo de la notificación de la decisión tomada, quien considerará la posición de la persona que interpone el recurso de apelación.

13.2 Si transcurridos los cinco (5) días hábiles, el solicitante o el titular del Certificado, no presenta recurso de apelación, se entiende que acepta la decisión tomada sin lugar a posteriores reclamaciones judiciales o extrajudiciales.

13.3 El trámite de la apelación se llevará a cabo de acuerdo con el procedimiento establecido por el Capítulo Basc Café para tal efecto. Una vez el solicitante o titular del Certificado presente el recurso de apelación la decisión tomada quedará pendiente hasta tanto no se decida el recurso de apelación.

13.4 En caso que el titular o el solicitante no esté de acuerdo con la decisión tomada frente al recurso de apelación, las partes por mutuo acuerdo deberán someterse a un procedimiento de arbitraje en una Fundación de Mediación y Arbitraje que se designe para el efecto por el Capítulo Basc Café . Los costos que genere esta mediación deberán ser cubiertos por quien interponga el recurso de apelación.

14.1 El uso del Certificado podrá ser cancelado por una de las siguientes causas:

  • Por solicitud del titular dentro de los términos contractuales.
  • Por vencimiento del Certificado cuando este no haya sido renovado.
  • Por sanción impuesta por la Junta Directiva del Capítulo Basc Café conforme a lo indicado en este reglamento.
  • Por vencimiento del periodo de suspensión temporal.
  • Por encontrarse impago en las obligaciones económicas de acuerdo a lo establecido en el presente reglamento.

14.2 La cancelación del uso del Certificado se notifica por escrito al titular informándole las razones de la decisión.

14.3 La cancelación definitiva del derecho de uso del Certificado rige cinco (5) días hábiles después de notificado el titular, si este no interpone recurso de apelación ante la Junta Directiva del Capítulo Basc Café con la sustentación que considere el caso.

15.1 En caso de que se haya negado el derecho de uso para el Certificado, el solicitante puede volver a presentar una nueva solicitud para el mismo, siempre que demuestre que ha eliminado las causas que motivaron la denegación inicial del Certificado.

15.2 La cancelación o suspensión del Certificado implica la renuncia por parte del titular, a cualquier acción legal contra la OMB y el Capítulo Basc Café.

15.3 El Capítulo Basc Café responde por el otorgamiento del Certificado y su vigilancia en los términos establecidos por las leyes y demás reglamentaciones vigentes.

Únicamente la empresa que apruebe todos y cada uno de los puntos anteriores podrá pertenecer al Basc Café en calidad de miembro activo.

Se recibirán solicitudes de las empresas legalmente constituidas en Colombia.

Se aclara a las empresas que la certificación Basc se expide sobre los procesos y procedimientos de seguridad que aplique la compañía, de acuerdo con las visitas realizadas y el Manual de Seguridad que entregue dentro del proceso de Certificación.

 


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